Opgaver tilknyttet bestyrelsen og andre frivillige.

Bestyrelse generelt.

• Være med omkring strategi for SGI
• Være med omkring retningslinjer for SGI
• Kontakt til medlemmer / forældre der ringer/skriver
• Bestyrelsesmøder
• Være med omkring eventuelle ”konflikter” i klubben.
• Kontakt til trænere – børn – ungdom - senior
• Samarbejde Vesterhavs Cup
• Samvirke
• Cafeen
• Være med omkring strategi/retningslinjer for økonomi
• Samarbejde REHH
• Samarbejde andre klubber
• Kontakt til Esbjerg Kommune
• Kontakt til SEPE, ansøgning af haltid næste sæson (evt. under turneringsleder – eller selvstændig sammen med booking)
• Børneattester (en person med NEMID adgang)

Holdsport.

• Oprettelse af kontingenter og hold før hver sæson incl. tøjpakkker
• Oprettelse af aktiviteter (stævner, ”events”) i kalender.
• Besvare eventuelle henvendelser fra brugerne af systemet. Disse henvendelser omhandler i de fleste tilfælde spørgsmål omkring betaling af kontingent og holdtilmelding
• Nye artikler vedrørende vigtige nyheder på hjemmeside. Dette er meget enkelt, og kan gøres via klippe / klistre fra andre redigeringsprogrammer, f.eks. Word.
• Opdaterer bestyrelse og trænere på hjemmesiden under hver afdeling (m/billede)
• Medlemslister og løbende opdatering
• Indberetning af medlemstal til DHF og Esbjerg Kommune (hvert år i januar)

Sekretær. 

• Ansvarlig for indkaldelse til bestyrelsesmøder, samt referat fra disse.
• Ansvarlig for indkaldelse til generalforsamlinger, samt referat fra disse.
• Booking af mødelokaler i forbindelse med bestyrelsens møder (Via SEPE booking)
• Ansvarlig for ”arkiv” der indeholder skrevne referater fra de samme møder.

Træningsplan.

• Kontakt til trænerne for udarbejdelse af træningsplan – godkendelse – løbende justeringer

Holdfotografering.

• Kontakt med Billedekspressen
• Planlægning af fotografering
• Opfølgning på billeder m.v.

Håndboldskole - håndboldens dag m.v.

• Tilmelde håndboldskolen
• Kontakt til samarbejdsklub
• Håndboldskolens økonomi
• Oprette trænere – evt. være med til at skaffe trænere
• Kontakt til DHF
• Materialer til Håndboldskolen
• Diverse opfølgning
• Diverse bl.a. frugt – personer til hjælp ved spisning overnatning
• Svømmestadion og bus hertil

Turneringsledelse - Håndoffice

• Kontaktperson til JHF og DHF vedr. turnering
• Løbende opfølgning på turneringen
• Tilmelde hold til turnering
• Booking af haltid til turnering    
• Lave turneringsplan i Håndoffice – efterår og december
• Booking af haltid til træning og evt. afbooke ikke brugt træningstid - SEPE
• Opfølgning på Holdkort i Håndoffice
• Nøgleordning med SEPE og materialeskuffer - holde styr på hvem der har hvilke
• Spillercertifikater i Håndoffice

Stævner.

• Følge op på hvilke stævner klubben vil deltage i og udsendelse af indbydelser
• Tilmelding til stævner
• Sørge for at holdene får fulgt op på betaling – antal m.v.
• Samarbejde med afdelingerne omkring stævner

Sponsorer.

• Opfølgning på eksisterende og tidligere sponsorer
• Gentegning af sponsorater på eksisterende og tidligere sponsorer
• Nytegning af nye sponsorater

Materialer.

• Tape, isposer, harpiks, harpiksfjerner m.v.
• Styrkerum – oprydning

Spilletøj.

• Være kontaktperson til vores leverandør
• Have styr på klubben regler omkring spilletøj og tøjsponsorer
• Bestille tøj (have kontakt til holdleder/træner på holdet)
• Sørge for at Holdsportsansvarlig får lagt betaling ind i systemet
• Overblik over klubben spillertøj

Kursus / uddannelse.

• Tilmelding til JHF gennem Håndoffice

VesterhavsCup (rekruttering af vagter).

• Tovholder i hver afdeling
• Kontaktpersoner i hver afdeling
• Fordeling af skoler og vagter til de enkelte afdelinger
• Fordeling af vagter til teltsalg, kiosker m.v.

VesterhavsCup (morgenmad og telt).

• Tovholder for teltsalget
• Tovholdere til morgenmad på hver skole.
• Bemanding teltsalg
• Bemanding morgenmad
• Indkøb teltsalg
• Indkøb morgenmad

VesterhavsCup (booking af skoler).

• Booking af skoler hos EK
• Check at de anviste lokaler også er til rådighed (pedeller)
• Kontakt til EK vedr. lokaler  

VesterhavsCup (rekruttering af hold). 

• Lav invitation til næste års stævne. I samarbejde med andre fra fodbold.
• Send invitation til næste års stævne. Invitation sendes til deltagerne fra de sidste års stævner, der findes e-mail adresser på disse. I samarbejde med andre fra fodbold.
• Selve tilmeldingen foregår et skema på Vesterhavscups hjemmeside. I forbindelse med tilmelding skal der i første omgang indbetales et holdgebyr. Omkring 1 april skal der i tillæg betales et deltagergebyr, baseret på hvor mange der kommer. I forbindelse med tilmelding og gebyrer, kommunikeres der med de enkelte hold pr. e-mail.
• Selve inddelingen af hold i puljer foretages af andre (Cup ansvarlig). Dog skal der kommunikeres med pågældende Cup ansvarlig når det nærmer sig opstart af stævne, idet det er rekrutteringsgruppen der reelt holder kontakt til holdene. 

 VesterhavsCup (transport under stævnet).  

• Deltagelse i eventuelle møder tilknyttet VesterhavsCup i forkant af stævnet.
• Tag kontakt til busselskabet ca. 2 måneder inden stævne opstart og lav en forhåndsaftale. Typisk vil man her se på erfaringer fra sidste år (samlet faktura, køreperioder etc.) og sammenholde disse med antal tilmeldinger til årets stævne. Sidste år havde vi 2 busser fra selskabet.
• Ca. 3-uger inden opstart laves den formelle aftale med selskabet (hvor mange busser, hvornår skal der køres etc.). Igen vil man se tilbage på sidste år, og typisk laves der ikke de store ændringer. Aftalen laves med mundtlig godkendelse fra VHC ledelse.
• Der skal laves nogle busplaner og ”busskilte” til stævnet. Her bruger man som udgangspunkt materiale fra sidste år.
• Under stævnet holder man kontakt til leverandøren, og aftaler eventuelle ”ekstra” kørsel af hold / personer. Priser afklares med VHC ledelse.
• Efter stævnet modtager man en faktura med leverandøren. Denne kontrolleres og videresendes til VHC kasserer.

 VesterhavsCup (leje af minibusser / varebiler).  

• Tag kontakt til ”Avis Budget” ca. 1 måned inden stævne opstart, og lav en aftale omkring antal biler og pris. Se på erfaringer fra sidste år (samlet faktura, køreperioder etc.). Aftalen laves med mundtlig godkendelse fra VHC ledelse. Sidste år havde vi 1 minibus, samt 2 varebiler med ”lift” fra ”Avis Budget”
• Fredag inden stævnet hentes bilerne ved ”Avis Budget”. Frivillige ved stævnet hjælper til ved afhentning.
• Under stævnet vil der sporadisk være brug for bilerne. Koordineringen styres primært af dem der er ansvarlige for hente / bringe varer til og fra forretninger og skoler.
• Mandag efter stævnet bringes bilerne tilbage til Avis Budget. Frivillige ved stævnet hjælper til ved tilbagekørsel.